Ta strona korzysta z ciasteczek - więcej
Masz pytania? Infolinia RODO: 22 487 86 70 | +48 724 570 436
lub napisz: biuro@rbdo.pl


O tym, jak Ministerstwo Pracy zmieniło (i zmienia) wzory kwestionariuszy osobowych dla pracowników i kandydatów do pracy

Od 2 czerwca 1996 roku do 1 stycznia 2019 roku obowiązywały pomocnicze wzory kwestionariuszy osobowych, które zostały wydane jako załączniki do rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 1996 nr 62 poz. 286).

Od dnia 1 stycznia 2019 roku obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369), które nie zawiera już jednak żadnych wzorów kwestionariuszy osobowych – od tego dnia jedynie pomocnicze wzory kwestionariuszy zamieszczone są jako dostępne do pobrania ze stron Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej :

Kwestionariusz_kandydata_od_4_maja

Kwestionariusz_pracownika_od_4_maja

Choć wspomniane (już nieobowiązujące od 1 stycznia 2019 roku) rozporządzenie z 1996 roku było przez ponad 20 lat swego obowiązywania kilkukrotnie zmieniane, to jeżeli chodzi o wzory kwestionariuszy jeden element pozostawał niezmienny – a było nim sformułowanie, które w najnowszej wersji znalazło się w pkt 7 kwestionariusza dla pracownika i w pkt 10 kwestionariusza dla kandydata o następującej treści:

„Oświadczam, że dane zawarte w pkt(…) są zgodne z dowodem osobistym seria …nr … Wydanym przez (…)” – ze sposobu sformułowania tego punktu kwestionariusza wprost wynikało, że pracodawca już na etapie zbierania kwestionariuszy pozyskiwać musiał dane osobowe osoby ubiegającej się o zatrudnienie w postaci oznaczenia serii i numeru dowodu tożsamości.

Problem polegał na tym, że już w poprzednim stanie prawnym art. 22[1] kodeksu pracy nie wymieniał serii i numeru dowodu osobistego wśród kategorii danych, jakie pracodawca miał prawo żądać od pracownika lub kandydata do pracy na zasadach ogólnych – istniała więc tu sprzeczność przepisu rangi ustawowej z przepisem przewidzianym w rozporządzeniu, oczywiście z czysto formalnego punku widzenia ważniejszy jest przepis ustawy jako wyższy rangą – w praktyce jednak zdecydowana większość (jeżeli tak można określić 99% ) pracodawców stosowała się do formalnie przewidzianych rozporządzeniem wzorów i na etapie pozyskiwania kwestionariuszy pozyskiwała serię i numer dowodu tożsamości.

W praktyce jednak nie był to wówczas (w poprzednim stanie prawnym) istotny problem, ponieważ możliwe było powoływanie się na formalną treść rozporządzenia, istniał jakikolwiek punkt zaczepienia, możliwe było argumentowanie, że pracodawca jako podmiot zobowiązany działający w dobrej wierze nie może być karany za błąd ustawodawcy lub Ministerstwa – a co ważniejsze, nie istniało ryzyko prawne nałożenia administracyjnych kar pieniężnych za przetwarzanie danych osobowych bez podstawy prawnej.

1 stycznia 2019 roku powstał jednak nowy problem – nowe rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej nie przewiduje już żadnych załączników stanowiących wzory kwestionariuszy osobowych, a pomocnicze wzory kwestionariuszy zostały po prostu zamieszczone pod przytaczanym powyżej linkiem do pobrania ze strony Ministerstwa.

Pierwsza wersja tych kwestionariuszy, umieszczona na strona Ministerstwa dnia 2 stycznia 2019 roku zawierała dokładnie taką samą treść, jak przytaczane powyżej pkt 7 i 10 „starych” kwestionariuszy – a więc wynikało z nich, że osoba obiegająca się o zatrudnienie lub pracownik musi przy wypełnianiu tych kwestionariuszy podać pracodawcy serię i numer dowodu osobistego – choć art. 22[1] kodeksu pracy mówi jedynie o numerze PESEL, a nie o serii i numerze dowodu tożsamości – ministerialne wzory sugerowały więc pozyskiwania większego zakresu danych, niż pracodawca był uprawniony.

Przy okazji przeprowadzania audytu u jednego z klientów, którego elementem była weryfikacja zakresu danych osobowych pracowników, jakie pracodawca pozyskuje skontaktowałem się 16 stycznia 2019 roku w sprawie błędu na kwestionariuszach z Ministerstwem:

„Przedmiot: zgodność pkt 8 wzoru kwestionariusza osobowego dla pracownika i kandydata na pracownika udostępnionego na stronach BIP MRPiPS z art. 22[1] kodeksu pracy w zakresie pola do podawania numeru i serii dowodu osobistego.

(…)Do dnia 1 stycznia 2019 roku dopuszczalność wymagania na kwestionariuszu podawania takiej informacji wynikała z załącznika do rozporządzenia z 1996 roku o dokumentacji pracowniczej (art. 22[1] kodeksu pracy nie wspominał o numerze i serii dowodu osobistego, jedynie o numerze PESEL) – to był tylko przykładowy wzór, ale wtedy można było choć odwołać się do rozporządzenia z 1996 roku jako podstawy prawnej.

Wspomnianego rozporządzenia a zatem i kwestionariuszy do niego nie ma od 1 stycznia 2019 roku – zamieścili jednak Państwo na stronach internetowych bip pomocnicze wzory do stosowania w nowym stanie prawnym(https://www.gov.pl/web/rodzina/bip-pomocnicze-wzory-dokumentow-zwiazanych-z-ubieganiem-sie-o-zatrudnienie-nawiazaniem-zmiana-oraz-ustaniem-stosunku-pracy) – zawierają one jednak pkt 8 który zawiera pole do podania przez pracownika numeru i serii dowodu osobistego – choć nie ma o nim mowy ani w art. 22[1] kodeksu pracy, ani w nowym rozporządzeniu Dz.U. 2018 poz. 2369  – w tych aktach prawnych jest mowa jedynie o numerze PESEL.

Czy zatem zamieszczenie tego na przykładowych kwestionariuszach to działanie zamierzone, czy też pomyłka, która będzie sprostowana w ten sposób, by zakres danych gromadzonych na kwestionariuszach nie wykraczał poza zakres ustawowy, określony w art. 22[1] kodeksu pracy?

Odpowiedzi oczywiście nie otrzymałem – ale jakież było moje zdziwienie, gdy kilka tygodni później, pobierając pomocniczy kwestionariusz dostrzegłem, że beż żadnego dodatkowego opisu lub wyjaśnienia punkt 8 zawierający miejsce na podanie serii i numeru dowodu tożsamości został usunięty ze wzoru – stało się tak po aktualizacji z dnia 2 lutego – dlatego wszyscy ci, którzy pobrali ze strony Ministerstwa wzory w styczniu powinni jak najszybciej zaktualizować wersje kwestionariuszy, którymi się posługują.

Na tym nie koniec – dnia 6 maja Ministerstwo dokonało kolejnej modyfikacji wzorów kwestionariuszy, i podobnie jak wcześniej –  bez jakichkolwiek informacji na temat zakresu i powodów modyfikacji – jedyną receptą dla pracodawców jest bieżące śledzenie aktualnych wersji formularzy stosowanych przez Ministerstwo.

Na koniec warto wspomnień o tym, że z faktu, że na ogólnym kwestionariuszu nie powinno być miejsca na podanie danych dokumentu tożsamości nie wynika absolutny zakaz pozyskiwania tego rodzaju informacji – np. jeżeli taka kategoria informacji jest niezbędne do realizacji uprawnienia wynikającego z innego przepisu prawa, to wtedy pozyskanie takiej informacji będzie możliwe – będą to jednak sytuacje wyjątkowe.


Więcej informacji

Kontakt

Pon.-pt.: 9:00 - 17:00

Dział Sprzedaży: zapytanie@rbdo.pl

Dział Prawny: faq@rbdo

Telefon: 22 487 86 70 lub +48 724 570 436

Szkolenia Certyfikowane